成都庆典公司：活动策划的3W原则!为了达到效果，活动策划人往往使出“浑身解数”，以充分利用这把“利器”打开市场，把握商战的先机。如何才能成功地策划一次活动，这其中有什么规律和秘诀可寻呢?成都庆典公司通过以往众多的活动经验，总结出适合多数活动用的活动策划3W原则，大家不妨来参考一下。所谓活动策划的3W原则，便是：Where，Who，When。

　　1、Where 选址

　　选址要考虑几点：容量，设施，档次，花费，交通，配套(如餐饮住宿)，备案。并且需要打出预定时间的提前量，越是参会人数多的活动，越是热门地点，越是会与热门时间或事件撞车，越需要提前预定，为了稳妥起见，可以同时考察多个地点方案。

　　再是天气问题，有创意，曼妙的地址，常常在户外，大家还记不记得“小时代”里原本选址的地方突然下起了鹅毛大雪，多亏顾里提前准备了室内备选吧。不过看到那段的时候，我居然有些奇思妙想，在鹅毛大雪的江边，设下玻璃幕墙，里面升起温暖火炉，整个活动如同在冰雪世界中缓缓浮动的优雅天鹅。岂不是也很好。

　　当然，如果是时尚发布会类的活动，大抵会不惜一切代价为美轮美奂的环境买单，因为“不顾一切的******的美”是艺术与奢侈的传播要点;而虽然现在许多互联网公司也都财大气粗，但一般不会如此精致，花同样的钱，他们宁可租更大的地方，从全国各地呼朋唤友召集粉丝来一场屌丝的狂欢。

　　再简单提一下关于设施，交通，和配套。

　　因为许多活动在外地举行，所以交通便利性必须要考虑周全。同时主办方一定要准备好接送车辆(比如重要嘉宾需要单独配车和司机)，而大波媒体客人可以有大巴车在机场车站等接送。即使是市内活动，也尽量不要找过于生僻，交通特别拥堵的地方，像帝都魔都这样的地方，由于幅员过于辽阔，选择太偏远的地方将给参会者带来极大不便。

　　设施，根据活动需要，要检测基本的电源，无线网，投影，麦克风及音响设备，桌椅是否齐备，是否够用，如果不够需要提前准备和运输。而许多的活动对舞美音效等方面要求非常高，通常需要自己进行复杂搭建，少则半天，多则数日，这一定要跟场地提供方协商好进程事宜，通常需要多支付不少场租费用。

　　配套的餐饮，住宿也很重要，能和会场安排在一起，这也是活动喜欢选择酒店的重要原因。如果餐饮离会场较远，则需要安排好路线和带队人员。比如有次我们在北京会议中心举办大型活动，人数过千，需要开多个餐厅，分散在各处，我们便在参会票证上按颜色对应好餐厅，每个人收到不同的路线指引。

　　有了微信以后，可以大大提高效率，如提前做好微信账号，请与会人员关注微信，而后各种信息可以微信传送。当然，千万不要******依赖新方法，打印好会议日程，即使短信通知，实在不行电话联系，都是不能偷懒的。做活动，真心讲一个“细”字。

　　有人，有钱，接下来还有一个很重要的，那边是时间表。千万别以为Time line is just timeline，时间表可是将整个项目串起的一张总表，需要天蝎座这种极冷静，理智，抓得住******，不怕得罪人的同志来控制整体的节奏。如果你Missed the deadline，你会发现背后有个冷飕飕的蝎子“you are dead!” 这个时间表，不是我们说的“minute by minute ”Rundown，那么细碎的事情，可以交给处女座来完成，天蝎作为PM(项目经理)负责总体的规划。

　　通常一个大型盛典，从3个月前会开始筹划，因为需要预留一些重要人物的时间，需要给场地预定，物料制作，排练等留够时间。通常，我们会把“Launch Day”发布日先确定下来，然后倒推时间表，并根据时间表上的工作任务，安排每一个具体的负责人，并定期开会互相通报进展。

　　2、Who 人员分为几大部分：

　　受邀人员：主办方领导，特邀嘉宾，明星嘉宾，媒体自媒体及其他意见******(博主，微博大V等)，粉丝;

　　工作人员：公司内部工作人员，外部公关公司，成都庆典策划公司，演员(不是指明星，是活动中表演者)，主持人(很重要)，礼仪，外请化妆师，摄像摄影师。

　　先说受邀人员，要提前拟定，与场地预定一样，越重要，越热门的领导，嘉宾，明星越要提前预约。明星的费用较高(动辄几十上百万一场)，但是许多电视，时尚媒体都是冲着明星来的，他们主要带来传播效应，所以活动，特别是奢侈品的活动，一定会请有档次的明星来“站台”，当然，明星也有风险，因为是名人，所以一定要注意近期形象是否健康，有无负面，当然，有些大胆的品牌专门会请话题明星，引发关注，反正这事把双刃剑，看如何把控了。

　　而对于互联网发布会的活动，通常主角很简单，是产品和老板，不需要请明星来站台，反而嘉宾是非常重要的，比如合作厂商，重要的业内人物，有影响力的媒体等等，这时候，设计好嘉宾间的互动非常重要，又或者说，只要请对了人，未必需要给他们设计话题，只要高层之间提前有良好的沟通和意见碰撞，会在现场产生火花(当然，大佬们的时间可不好book，可以提前安排通电话或会议室聊到，也可在活动前的休息时间专门请双方安静的聊聊)。对于这些比较尊贵的客人，一定要有专人招待和引导，要安排特别房间进行休息和化妆。

　　对于媒体，通常提前1到2周通知便可(除非请level非常高特别忙的主编等)，但一定要多次确认(电话，邀请函，出发前确认，短信等)。不同的活动，自然邀请的媒体和意见******不同，不过现在时尚大趴也越来越重视网上意见******(KOL, Key opinion leader)的意见，网络红人们看秀现象越来越多。像小米这样的发布会，则简直是粉丝们的狂欢。

　　再说工作人员。 通常公司内部，公关公司和活动公司三个部分为核心人员，要形成工作组，发布会前要经常开碰头会，******无缝对接。会场上工作人员通常统一着装(根据发布会调性)一般比较低调但不随便，需要佩戴工作牌，很多时候工作牌根据工作性质做好区分，工作人员重要的原则是“一人盯一事，事事有******负责人”，不管在公司里是什么职位，在发布会中可能你负责明星引导，从头跟到尾，负责盯椅子，什么时候需要给台上嘉宾分秒不差的递上去(一场******的发布会是这样一个个细节串起来的)。

　　主持人，是非常重要的。在小米发布会活动中，雷布斯则自始至终自己客串了下来。其实这未尝不可，因为主持人根本的任务是串活整个活动，还有谁比雷布斯自己更了解小米呢?时装发布会中，有时也可以让设计师自己客串主持人，而很多奢侈品，消费品发布会，通常还是会请专业主持人，有时还需双语主持。当然，请个表达和控场能力很好的名人或意见******做主持，也是不错的选择。

　　有时我们会忽视摄影摄像，化妆，造型师这些工作人员，其实他们非常重要。一般中型发布会要有摄影摄像各两名，要找熟悉相关题材的人员，一场发布会要让没来的人看到，可全靠这几个哥们了。他们需要提前几个小时来会场，由公关公司带着告知重要时点，人物和场景，以及注意事项。拍完之后，需立刻将照片导出给公关公司选片，所以，需带好相关存储设备。化妆造型根据嘉宾和明星，演员及礼仪人数配备。重要嘉宾和明星有相熟的专门化妆造型师，千万别小瞧这些面子工程哦，100万的明星都请来了，别吝啬1，2万的“面子费”，别惊讶，还真是这个价。

　　3、When 时间表 ( Timeline & Rundown )

　　对于活动来说，时间表，***是生命线。因为时间表不仅仅是记录时间，更是把整个项目串起来，理清项目内容，以及分工负责的项目明细表。业内人士常常有timeline强迫症。只要做一个项目***要先根据活动时间倒推回去，为每一部分工作留出时间，分配好负责人，列出现在的状态以及下一步需要解决的问题。

　　通常，会有两种时间表，******种是从项目开始准备时***列的大时间表，根据具体情况，提前2个月左右，可以分几大块，如媒体公关，活动搭建，明星嘉宾等，分给不同的负责人，然后根据各方进度随时综合协调。这里有一个木桶原理，***是如果其中一部分有不能逾越的困难，如，场地协调不了，老板不能来等，整个项目都会受到影响。另外一个时间表***是我们常说的Rundown，是活动马上***要开始前，现场的执行表，要基于活动环节制定，我们常说要细化到“Minute by minute” 其实真的一点都不夸张，比如在Kick-off moment 可能舞台上的讲话人手一挥，所有的布景，音乐，演员都要一齐上，简直是******到秒才对。

　　有了时间表，整个团队的工作才能启动，责任也清晰了。每个人也都清楚了跨部门的问题要找谁。每个时间表都有“Deadline”死线，当然时间表的总控一定要留有余地，心里清楚dead deadline 在哪儿，因为“所有可能出问题的地方都会出问题”(Everything that can go wrong will go wrong)。